Whistleblowing-Richtlinie
MAKE-A-WISH-STIFTUNG INTERNATIONAL
RICHTLINIEN ZUR MELDUNG VON VERSTÖSSEN UND BESCHWERDEN
Grundsatzerklärung
Einer der wertvollsten Werte von Make-A-Wish Foundation International („wir“, „unser“, „uns“ oder „Make-A-Wish International“) ist unsere Integrität. Der Schutz dieses Wertes ist die Aufgabe jedes Direktors, leitenden Angestellten, Mitarbeiters und Freiwilligen in der Make-A-Wish International-Community (jeder Einzelne ein „Make-A-Wish-Einzelperson“ und gemeinsam „Make-A-Wish-Einzelpersonen“) und ihrem Netzwerk von Partnern (die „Partner“). Als Vertreter von Make-A-Wish International müssen wir bei der Erfüllung unserer Aufgaben Ehrlichkeit und Integrität an den Tag legen und alle geltenden Gesetze und Vorschriften einhalten.
Diese Richtlinie (diese „Richtlinie“):
(a) ermutigt und ermöglicht es Einzelpersonen von Make-A-Wish, Bedenken hinsichtlich mutmaßlich illegaler oder unethischer Verhaltensweisen oder Praktiken oder Verstöße gegen die Richtlinien von Make-A-Wish International vertraulich und, falls gewünscht, anonym zu äußern;
(b) schützt Make-A-Wish-Personen vor Vergeltungsmaßnahmen für das Äußern solcher Bedenken; und
(c) legt Richtlinien und Verfahren fest, mit denen Make-A-Wish International gemeldete Bedenken entgegennimmt und untersucht sowie unangemessenes Verhalten und unangemessene Handlungen anspricht und korrigiert.
Pflicht zur Meldung vermuteter oder tatsächlicher Verstöße
Verantwortung für die Berichterstattung
Jede Person bei Make-A-Wish ist verpflichtet, alle Bedenken hinsichtlich tatsächlicher oder mutmaßlicher Verstöße gegen die Richtlinien von Make-A-Wish International oder gegen geltende Gesetze und Vorschriften, die die Geschäftstätigkeit von Make-A-Wish International regeln (jeweils ein „Bedenken“), nach bestem Wissen und Gewissen zu melden.
Zu den im Rahmen dieser Richtlinie zu meldenden Themen zählen unter anderem finanzielle Unregelmäßigkeiten, Buchhaltungs- oder Prüfungsangelegenheiten, Verstöße gegen die Ethik oder andere ähnliche illegale oder unangemessene Praktiken, wie beispielsweise:
a) Betrug,
b) Diebstahl;
c) Unterschlagung;
d) Bestechung oder Schmiergelder;
(e) Missbrauch von Vermögenswerten von Make-A-Wish International; und
f) nicht offengelegte Interessenkonflikte.
Berichterstattung in gutem Glauben
Jeder, der ein Anliegen meldet, muss in gutem Glauben handeln und vernünftige Gründe für die Annahme haben, dass die offengelegten Informationen auf einen Verstoß gegen Gesetze, geltende Vorschriften und/oder unsere ethischen Standards hinweisen könnten. Jede unbegründete Anschuldigung, die sich als böswillig, rücksichtslos oder wissentlich falsch erweist, wird als schwerwiegendes Vergehen angesehen und führt zu Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses oder des Freiwilligenstatus.
Meldeverfahren
Alle Bedenken sollten so schnell wie möglich gemeldet werden, im Einklang mit dieser Richtlinie. Make-A-Wish-Mitarbeiter sollten Bedenken zunächst mit ihren direkten Vorgesetzten besprechen. Wenn sich ein Make-A-Wish-Mitarbeiter nicht wohl dabei fühlt, ein Problem mit seinem Vorgesetzten zu besprechen, oder der Ansicht ist, dass dies unangemessen wäre, sollte der Make-A-Wish-Mitarbeiter den CEO von Make-A-Wish International oder den CEO des jeweiligen verbundenen Unternehmens kontaktieren. Wenn der Make-A-Wish-Mitarbeiter der Ansicht ist, dass eine Offenlegung gegenüber dem CEO von Make-A-Wish International oder dem jeweiligen verbundenen Unternehmen ebenfalls unangemessen wäre, sollte die Offenlegung gegenüber dem Vorsitzenden des Vorstands von Make-A-Wish International (dem „Vorstand“) erfolgen. Der entsprechende Vorgesetzte, CEO oder Vorstandsvorsitzende wird im Sinne dieser Richtlinie als „Bedenkenbeauftragter“ bezeichnet.
BEHANDLUNG UND AUFBEWAHRUNG VON BESCHWERDEN UND MELDUNGEN
Jeder Vorgesetzte muss jeden vermuteten Verstoß, jede Sorge oder Beschwerde, die ihm von Make-A-Wish-Personen gemeldet wird, dem zuständigen Beauftragten melden, wie im Abschnitt „Meldeverfahren“ dieser Richtlinie beschrieben, um eine ordnungsgemäße Behandlung und Aufbewahrung von Beschwerden, Sorgen oder Hinweisen auf mögliche Verstöße sicherzustellen. Darüber hinaus sollten Make-A-Wish-Personen beachten, dass Personen außerhalb von Make-A-Wish International Beschwerden oder Sorgen über vermutetes illegales oder unethisches Verhalten oder Praktiken oder Verstöße gegen die Richtlinien von Make-A-Wish International melden können. Diese Sorgen und Beschwerden sollten sofort nach Erhalt dem zuständigen Beauftragten gemeldet werden.
Nach Eingang einer Beschwerde, eines Anliegens oder einer Mitteilung über einen möglichen Verstoß benachrichtigt der Anliegenbeauftragte die meldende Person und bestätigt den Eingang jedes gemeldeten Anliegens, es sei denn, der Bericht wurde anonym übermittelt oder es wurde keine Absenderadresse angegeben.
Der Concern Officer führt auf Grundlage des eingereichten Berichts eine umgehende, diskrete und objektive Überprüfung oder Untersuchung durch. Gegebenenfalls nimmt der Concern Officer Kontakt mit dem Concern Officer der betreffenden Tochtergesellschaft oder des internationalen Büros auf. Eine vollständige Untersuchung ist möglicherweise nicht möglich, wenn ein anonymer Bericht vage oder allgemein gehalten ist. Wenn dies nach eigenem Ermessen oder auf Empfehlung des Vorstands für notwendig erachtet wird, kann der Concern Officer Rechtsberater, Buchhalter oder andere Experten hinzuziehen, um bei der Untersuchung zu helfen.
Der Concern Officer kann die Untersuchungsverantwortung an einen Ausschuss des Vorstands oder eine andere Einzelperson, einschließlich Drittparteien, delegieren, solange:
(a) der Delegierte nicht Gegenstand des gemeldeten Anliegens ist; und
(b) die Delegation die Identität der Make-A-Wish-Person, die anonym oder vertraulich berichtet hat, nicht gefährdet.
Nach seiner Untersuchung empfiehlt der Concern Officer dem Vorstand geeignete Abhilfemaßnahmen, wenn die Untersuchung diese erfordert, überwacht die Umsetzung einer Lösung auf Grundlage der Entscheidung des Vorstands und setzt sich, wenn möglich, mit der meldenden Person in Verbindung, um die Abhilfe des gemeldeten Problems zu erreichen.
Alle gemäß dieser Richtlinie erhaltenen Mitteilungen oder Berichte über vermutete Verstöße, Beschwerden oder Bedenken werden in einem schriftlichen (oder elektronischen) Protokoll aufgezeichnet, das die Beschreibung der gemeldeten Angelegenheit, das Datum des Berichts und dessen Erledigung enthält. Dieses Protokoll wird von Make-A-Wish International geführt und ein Datensatz des Berichts wird fünf Jahre lang darin aufbewahrt.
Erklärung zur Nicht-Vergeltung
Kein Make-A-Wish-Mitarbeiter, der in gutem Glauben ein Anliegen meldet oder an einer Überprüfung oder Untersuchung eines Anliegens teilnimmt, wird aufgrund einer solchen Meldung oder Teilnahme Schikanen, Vergeltungsmaßnahmen oder, im Falle eines Mitarbeiters oder Freiwilligen, negativen Konsequenzen für seinen Beschäftigungs- oder Freiwilligenstatus ausgesetzt. Dieser Schutz gilt auch für Make-A-Wish-Mitarbeiter, die in gutem Glauben einen Vorfall melden, selbst wenn die Vorwürfe nach einer Untersuchung unbegründet sind. Darüber hinaus wird Make-A-Wish International keinerlei Form von Einschüchterung oder Vergeltungsmaßnahmen gegen Make-A-Wish-Mitarbeiter aufgrund einer rechtmäßigen Handlung dulden, die:
(a) Informationen bereitzustellen oder bei einer Untersuchung bezüglich eines Verhaltens zu helfen, von dem die Make-A-Wish-Person vernünftigerweise annimmt, dass es einen Verstoß gegen die Richtlinien von Make-A-Wish International darstellt; oder
(b) ein Verfahren im Zusammenhang mit der Verletzung von Gesetzen, Vorschriften oder Regelungen einzuleiten, dort Zeugnis abzulegen, an einem solchen Verfahren teilzunehmen oder auf sonstige Weise Hilfe zu leisten.
Gegen jede Person von Make-A-Wish, die Vergeltungsmaßnahmen gegen jemanden ergreift, der in gutem Glauben eine Überprüfung oder Untersuchung eines Anliegens gemeldet oder daran teilgenommen hat, werden Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses oder des Freiwilligenstatus ergriffen.
Wer der Ansicht ist, dass eine Person von Make-A-Wish Schikanen, Vergeltungsmaßnahmen oder negativen Folgen für ihr Arbeitsverhältnis ausgesetzt war, weil sie in gutem Glauben einen Bericht eingereicht oder an der Überprüfung oder Untersuchung eines Anliegens teilgenommen hat, sollte sich an den im Abschnitt „Meldeverfahren“ dieser Richtlinie aufgeführten Anliegenbeauftragten wenden.
VERTRAULICHKEITSERKLÄRUNG
Make-A-Wish International fordert jeden, der ein Anliegen meldet, auf, sich auszuweisen, um die Untersuchung des Anliegens zu erleichtern. Anliegen können jedoch vertraulich und/oder anonym eingereicht werden. Make-A-Wish International ergreift angemessene Maßnahmen, um die Identität der Make-A-Wish-Person zu schützen, und behandelt Berichte über Anliegen so vertraulich wie möglich, im Einklang mit der Notwendigkeit, eine angemessene Untersuchung durchzuführen. Make-A-Wish International kann es für notwendig erachten, Informationen an andere weiterzugeben, darf dies jedoch nur auf der Grundlage des „Need-to-know“-Prinzips tun.
Meldungen können anonym über einen Betrugsmeldemechanismus erfolgen, der allen zur Verfügung steht. Zielseite.
REGELMÄSSIGE ÜBERPRÜFUNGEN
Um sicherzustellen, dass Make-A-Wish International in einer Weise arbeitet, die mit wohltätigen Zwecken vereinbar ist, und sich nicht an Aktivitäten beteiligt, die seinen Ruf oder seinen Status als steuerbefreite Organisation gefährden könnten, überprüft der Prüfungs-, Finanz-, Risiko- und Investitionsausschuss (der „AFRI-Ausschuss“) diese Richtlinie regelmäßig. Der AFRI-Ausschuss legt dem Vorstand alle empfohlenen Änderungen, Modifikationen oder Streichungen der Bestimmungen dieser Richtlinie bei seiner regulären Sitzung nach der Überprüfung durch den AFRI-Ausschuss vor.
SONSTIGES
Falls die Gerichtsbarkeit eines verbundenen Unternehmens strengere Anforderungen stellt als die Anforderungen dieser Richtlinie, gelten die Gesetze dieser Gerichtsbarkeit. Gemäß den Richtlinien des verbundenen Unternehmens muss jedes verbundene Unternehmen die in seiner Gerichtsbarkeit geltenden Gesetze einhalten.
Diese Richtlinie wird allen Make-A-Wish-Personen auf der Website von Make-A-Wish International zur Verfügung gestellt. Jeder Partner sollte sicherstellen, dass er gemäß seinen lokalen Gesetzen über eine dieser Richtlinie ähnliche Richtlinie verfügt.
Verhalten, das nicht mit den Werten und Verpflichtungen unseres Ethikkodexes und unseres Verhaltenskodexes vereinbar ist, muss umgehend korrigiert werden. Ist dies nicht der Fall, kann dies gemäß dieser Richtlinie oder gemäß dem Verfahren in unserem Ethikkodex und unserem Verhaltenskodex gemeldet werden.
Diese Richtlinie wurde vom Vorstand auf seiner Sitzung am 13. Dezember 2021 angenommen.
FRAGEN
Sämtliche Fragen zum Inhalt oder zur Anwendung dieser Richtlinie sollten an den CEO von Make-A-Wish International gerichtet werden.